PRESENTACIÓN DE TABLAS DENTRO DE LOS ESCRITOS

Cuando se aporta información relevante o explicativa en obras científicas o de divulgación es bastante habitual recurrir al uso de tablas y esquemas que den el apoyo necesario a los argumentos esgrimidos o muestren con un impacto visual inmediato aquello que el texto cuenta.

Siempre marco la diferencia entre la obra escrita en un programa de tratamiento de textos en su forma final y aquella que va a ser transmitida a un editor para que a su través se haga llegar al público. Podría argumentarse que de la primera forma nos vemos obligados a exprimir las posibilidades de maquetación del programa, mientras de la segunda no, porque esos aspectos quedarán de cuenta de quien realice la preimpresión. Pero no es solo por esto, y vamos a desgranar los argumentos y a marcar las diferencias para que cada autor sepa exactamente con qué premisas le conviene trabajar.

COMO SIEMPRE, LA PREMISA ES NO TRABAJAR EN BALDE

Cuando otros se encargarán de maquetar el trabajo, y si el material preparado tiene esa exclusiva finalidad, todo lo que no sea imprescindible, como suele decirse, sencillamente sobra. A veces hay una tendencia irrefrenable a decorar, pero esto, en algo tan sensible como las tablas, puede motivar errores de difícil solución. Estos errores pueden devenir en que el maquetador tenga que hacer el trabajo completamente nuevo, algo que ralentiza el ritmo de la producción editorial. Si nuestra obra tiene 30 páginas y dos tablas el incordio será menor. Ante una monografía de 400 páginas con 60 tablas hablamos de horas, quizá días, de retraso. Debemos entender que aunque las tablas pueden ser exportadas en su formato original este a veces no coincide con los modelos exigidos, o simplemente resulta disconforme con lo que otros autores en una obra colectiva han entregado, y la unidad, como dijimos cuando hablamos de ortotipografía, es necesaria al propósito de comunicación que nos mueve.

Si no tenemos instrucciones previas de diseño, no es preciso que definamos más que las filas y columnas de la tabla. En caso de que vayamos creándola, ni siquiera las filas, porque estas irán apareciendo según las necesitemos simplemente pulsando Intro tras el final de cada una. Debemos tener asimismo en cuenta la opción de convertir texto en tabla, porque a veces puede ocurrir que un listado creado en un momento del desarrollo argumental pueda convertirse en la columna izquierda de un cuadro explicativo, por ejemplo, y si lo seleccionamos y creamos con él una tabla de una sola columna donde el separador sea el punto la creación inicial será sencillísima y solo quedaría añadir las columnas a la derecha que cubrieran las variables necesarias. A la contra, no habría que reescribir el texto del listado si duplicamos la tabla, eliminamos lo sobrante y convertimos la tabla en texto.

El hecho de definir la primera fila como de encabezado no perjudica la exportación de la propia tabla, pues aunque esa fila aparezca en varias páginas no se repetirá en el programa de maquetación en los mismos lugares, fundamentalmente debido a la diferencia en el tamaño de la hoja (o, más exactamente, de la “mancha” de la hoja, el espacio de esta donde aparece el texto impreso). Otra cosa es que una tabla demasiado extensa puede provocar “colapsos” en el volcado del texto, así que puede resultar conveniente avisar de su existencia.

Tampoco influye haber definido el tamaño de la celda, si es que lo hicimos con un efecto estético. Para quien esté acostumbrado a la creación de tablas no es necesario recordar que la mejor opción es la definición por defecto de “Ajustar el tamaño de celda al texto”, porque si no parte del texto será invisible si excede de la medida impuesta. Ese texto será visible una vez exportado, pero haber definido esa variable, repetimos, no habrá generado ninguna ventaja, y sí puede que algún inconveniente.

COLUMNAS Y FILAS, LAS JUSTAS, NI MÁS, NI MENOS

Cuando las tablas tienen cierta complejidad es muy importante que lo pretendido quede claro. Como no nos cansamos de recordar, la subdivisión de una fila en tres no se debe hacer añadiendo líneas en blanco en una misma celda, porque estamos buscando un efecto visual que no vamos a obtener cuando el documento sale de nuestro ordenador, y sí puede que estemos generando un galimatías peligroso. Si de izquierda a derecha el concepto se subdivide planeemos la tabla al revés, de derecha a izquierda, para generar todas las filas necesarias, fusionando hacia la izquierda las que engloban lo subsecuente. Añadir filas posteriormente puede no ofrecer los resultados apetecidos, porque la fila creada será igual que la anterior, y puede que en ella ya exista una fusión de celdas que no nos sirve, lo que es muy difícil de arreglar.

Hay cierta tendencia a generar columnas vacías para “airear” el aspecto de una tabla, como si añadiéramos un corondel ciego (un espacio de separación) entre columnas de un texto. Eliminar esas columnas posteriormente es laborioso, y si durante el proceso de autoedición profesional puede ser arduo, la enmienda en Word es peor, porque las columnas eliminadas a partir de la primera fila modifican el espacio de la tabla desde ahí pero no hacia arriba, con lo que tendríamos una tabla desparejada con unas filas más largas que otras. El borde exterior será intratable y la apariencia pésima.

EL ESPACIADO DENTRO DE LA TABLA

El espaciado interior de la tabla se define como una de las variables de “celda”. Hay un mínimo valor por defecto, pero es verdad que la apariencia estética que da no es demasiado buena. Word ofrece siempre las características del texto del estilo “Normal” al texto que vamos escribiendo. Si hemos importado el texto también, salvo que respetemos el estilo origen. Si modificamos el estilo normal porque conviene a nuestra maquetación debemos saber que el estilo también afecta al texto de los cuadros, porque como ya explicamos otro día el texto en Word es un continuum, y ello constituye su característica principal (por lo mismo, eso no sucede en un programa de maquetación profesional, pues cada tabla es algo diferente del texto y conservará las características originarias de la importación, si así lo quisimos, o aquellas que por defecto posea todo texto importado).

Esta característica de Word nos resultará un dolor de cabeza cuando de sangrías se trata, pues descoyuntará totalmente la apariencia, pero nos ofrece la pista de la mejor solución para definir el texto interior de las tablas: definir para ello otro estilo. Con ello no solo evitamos los inconvenientes del estilo “Normal”, sino que podemos aplicar al párrafo las características de sangría que pretendemos darle a la celda de una forma mucho más simple: definiendo en la pestaña “Párrafo” una sangría izquierda, otra derecha, un espaciado antes y un espaciado después habremos definido los márgenes de todas y cada una de las celdas con texto. También deberíamos aprovechar para definir un cuerpo (tamaño) del tipo que se ajuste a las necesidades del contenido, teniendo en cuenta que en un texto de cuerpo 12 el texto de los cuadros no debería exceder del 10, pues la legibilidad en las celdas es mayor que en texto en toda su anchura. Al valor estético conseguido con la reducción de tamaño añadiremos la posibilidad de introducir mayor información en la tabla en un menor espacio, algo siempre deseable.

CABECERAS Y LEYENDAS

Cuando el texto de la fila de cabecera es más ancho que el de las celdas de su respectiva columna hay una tendencia a abreviar. Pero a “abreviar por lo sano”, podríamos decir. Eliminar de cada palabra las últimas letras y añadir un punto; como dicen los humoristas que se traduce del castellano al catalán, pero sin el punto. En principio la solución no es buena ni siquiera aceptable. Si hubiera que abreviar podría hacerse mucho más drásticamente, usando solo la primera letra, en mayúscula y sin punto final, y explicando al pie, en una leyenda convenientemente redactada, a qué corresponde cada cosa. Pero es que el hecho de que en la tabla hecha en Word no quepa el texto no quiere en absoluto decir que no lo haga en el programa de maquetación de destino.

Una de las limitaciones de Word es que con la tabla ya creada no se puede cambiar la orientación sin alterar la equivalencia del contenido (que queda simplemente girado, convirtiendo la columna izquierda en fila de encabezado y la fila de encabezado en la última de las columnas); pero ello no impide que esa orientación no se dé a determinadas celdas, pero no a las demás. El giro se produce en el sentido de las agujas del reloj, así que para la visión sea la correcta habrá que clicar tres veces en el lugar oportuno. Véanse todas estas particularidades en Herramientas de tabla→Presentación→Alineación→Dirección del texto.

Sin embargo, las posibilidades de modificación con otros programas pueden ser más altas. De necesitarse alterar el texto, ello debe hacerse cuando el problema quede explícito durante el proceso de maquetación, así que el proceso debe ser el contrario: el maquetador abreviará o modificará la apariencia de algo si lo precisa (consultando si fuera necesario al autor), pero para ello necesita que el texto esté completo, para evitar confusiones de las de “Federico”: ¿cómo desarrolla usted Fco.?

LAS TABLAS DENTRO DEL DOCUMENTO

Volvemos a insistir en la primera idea expuesta: nada tiene que ver el documento Word que un autor debe presentar según sale de su ordenador que aquel que va dirigido a una editorial. No es mala idea extraer del documento Word para editor todo lo que no sea texto seguido. En su momento ya dijimos que el tratamiento de imágenes según aparecen en Word puede generar serios problemas al incluirlos en libros impresos (no tanto en ebook y mucho menos aún en html, sobre todo por la compatibilidad de colores), y de los gráficos generados por excel nos ocuparemos en otro momento. Todos ellos debieran ir en carpetas independientes, como documentación anexa. Cabe decir ahora sencillamente lo mismo de las tablas. La mejor de las opciones es referenciarlas dentro del texto y realizarlas en documento aparte (uno o varios).

De este modo crearemos cada tabla sobre un esquema simple, como ya hemos dicho, y sin las cortapisas de los estilos que pudieran afectar al texto interior. Solo se debe tener la precaución de que haya siempre al menos un blanco antes de cada tabla, y sobre todo al principio, porque un texto en Word que arranca directamente en tabla es más difícil de trabajar.

Al crear las tablas debería preverse si alguna no cabe horizontal y hubiera que girarla, porque habría que crearla ya girada, por el inconveniente antes dicho. En este caso hay que tener muy en cuenta que la aplicación de un diseño no se muestra girada, así que si todas las demás han respondido a uno de los preestablecidos el caso especial de la tabla girada obligará a especificar cada detalle (color de texto, sombreado, bordes) por filas y columnas para “fabricar” la equivalencia.

Una tabla creada en Word que hay que girar para que tenga encaje en el texto exigirá su conversión en imagen, pues las imágenes sí pueden girarse. Si la tabla se gira su título debe asimismo girarse. Esa es la única manera de encajarla en un escrito donde haya cabeceras y pies que necesitamos que tengan ilación página a página cuando no queremos una ruptura con el resto del documento.

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s