BUSCAR/REEMPLAZAR EN WORD (II: PRECAUCIONES NECESARIAS Y LIMITACIONES DEL PROGRAMA)

El último día hablábamos del uso de los comandos de buscar y cambiar en Word y de cómo abordar un proceso “básico” de limpieza de un texto para que su uso en diferentes equipos y su exportación a otros programas informáticos no cause problemas o efectos indeseados. Buena parte de la utilidad de no incluir códigos erróneos ya lo explicamos cuando hablamos de los contragrafismos, y allí expusimos que los blancos incorrectamente generados podían dar al traste con la presentación de un texto propio, que quizá nos supuso un gran trabajo y que poseía particularidades sobre colocación y espaciado que eran fundamentales para la correcta exposición de los argumentos desarrollados.

Hoy vamos a desvelar algunas limitaciones o peculiaridades que debemos tener en cuenta al usar Buscar→Cambiar en Word, porque quizá su utilidad se vea a veces comprometida con los riesgos que supone su uso indebido.

ANTE TODO, VER QUÉ HACEMOS

Es muy tentador utilizar el comando “Reemplazar todos” cuando decidimos hacer un cambio en un documento. Así acabamos antes. Pero la precaución se hace proporcionalmente necesaria según aumenta el tamaño del archivo, y geométricamente creciente cuanto más avanzada tengamos la modificación o revisión del trabajo. Ante todo, debemos tener en cuenta cómo trabaja este motor de búsqueda: si tenemos el cursor en el bloque del texto y aceptamos la opción “Reemplazar todos” con la opción “todo” en la pestaña “buscar” la orden afectará a todo el texto, notas incluidas. Sin embargo, aunque esté señalado “todo”, si el cursor está situado en una nota el cambio solo afectará a las notas.

Por otra parte, si optamos por buscar “hacia delante”, el motor buscará desde la posición del cursor hacia delante, en el texto o en las notas, pero no en ambos lugares a la vez, con lo que tendremos que repetir la instrucción cambiando el cursor de sitio si queremos aplicar el criterio en general pero no queremos realizar cambios indeseados en lo ya visto.

Por lo dicho, es fácil comprender que lo mejor es tener planificados los cambios antes de comenzar a trabajar, como un listado, y ejecutarlos (quizá incluso podríamos generar una o varias macros que los realicen, aunque de eso hablaremos otro día). Pero como los imprevistos ocurren, en realidad será extraño que podamos prever todo lo que puede suceder, y seguramente nos veamos en la obligación de hacer cosas “sobre la marcha”. En estos casos ¡ojo!, mucha precaución. Todos los cambios generales hacia delante y, si es posible, mejor de uno en uno (usando la opción “Reemplazar”, que nos llevará de uno al siguiente dándonos la opción de ejecutar el cambio o de no hacerlo, pulsando simplemente “Buscar siguiente”).

Como ya explicamos el día pasado, si en las características expresadas en la línea inferior del buscador (“Reemplazar con”) añadimos un color, al menos tendremos visualizado todo lo que son modificaciones hechas por nuestra mano, y si ha habido errores tenemos al menos la posibilidad (a veces trabajosa) de enmendarlos cuando los veamos.

INSTRUCCIONES PRECISAS Y SIN AMBIGÜEDADES

El motor de búsqueda realizará las modificaciones que le hayamos pedido con las limitaciones que se lo hayamos pedido, exclusivamente. Si por ejemplo nos hemos encontrado que detrás de una abreviatura sistemáticamente se ha olvidado el espacio y aparece pegada a la palabra siguiente podemos buscarla y reemplazarla con el espacio sumado, pero siempre será conveniente que hagamos nuevamente una búsqueda de dobles espacios, porque quizá nuestra apreciación nos engaña y de los 76 casos posibles solo 49 van sin espacio. Buscar de uno en uno sería muy engorroso, pero no debemos arriesgar.

Cambiar una palabra por otra exige siempre tener activada la opción “Sólo palabras completas”. Esta opción se desactiva automáticamente cuando en la línea superior aparece un espacio o un signo de puntuación, así que si realizamos varios cambios sucesivos debemos vigilar que la opción  “Sólo palabras completas” está marcada cuando debe.

Si la palabra comienza por mayúscula podemos obviar la opción “Sólo palabras completas” siempre que tengamos claro que esa palabra no posee derivaciones o forma parte de otra mayor y hagamos algo indebido. Por ejemplo, queremos que el apellido Martín aparezca en versalitas, así que lo buscamos y lo cambiamos en general. Dos páginas más allá nos podemos encontrar un Martínez con el principio en versalitas y la terminación –ez en minúsculas.

Buscar combinaciones de signos exige casi siempre ir de uno en uno. Quizá no se nos ocurre qué podría fallar en una orden aparentemente “infalible”, pero el idioma nos sorprende por su variedad, y los textos son como mapas genómicos donde las letras, quizá, pueden encontrar una inesperada equivalencia por casualidad. Pongamos por ejemplo que nos hemos dado cuenta de que al comenzar algunas interrogativas “¿por qué” se nos ha olvidado el acento. Es algo que resulta normativo y taxativo, podríamos decir. Ejecutamos el cambio y alguien, dos meses después, lee en el documento: “¿por quélonios debemos entender también a los galápagos?” Sí, estas cosas, por extraño que sucede, pasan.

MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS

Podríamos decir que Word tiene un cierto problema con las mayúsculas. Es algo limitativo, no sabemos si es porque los programadores no han dado con la solución o porque, simplemente, no les ha parecido importante.

Cuando activamos las mayúsculas “blindamos” el texto así marcado con una característica que hay que desactivar para que desaparezca. Ya hablamos en otro lugar de la confusión de Word al hablar de “Versales” en el cuadro diálogo de características de “Fuente” (accesible en el botón de “Formato”, en el cuadro diálogo “Buscar y reemplazar”). Donde dice versales realmente quiere decir “versalitas”, y puestos a ser escrupulosos ni siquiera, porque versalitas son las palabras que comienzan por mayúscula y tienen el resto de sus letras de la apariencia de mayúsculas pero de la altura de minúsculas. ¿A qué tanta vuelta? A que no podemos poner en la línea inferior del buscador una palabra en mayúsculas y decirle que la ponga en versalitas, porque no lo hará. O sea, sí lo hará, pero el cambio no se hará, porque las versalitas quedarán como una característica “subyacente” del texto que solo se hará visible cuando lo resaltemos y le pidamos al programa que el texto deje de estar en mayúsculas (usando shift+f3). Ahí aparecerá el texto en versalitas, cuando de otra manera, sin la modificación previa,  aparecería simplemente en minúsculas.

En cualquier otro caso escribir un texto en minúsculas en la línea superior del buscador sin más especificaciones nos ofrecerá todos los resultados del texto, tanto tengan mayúsculas como minúsculas. Solo lo restringiremos a lo que hemos escrito si marcamos la opción “Coincidir mayúsculas y minúsculas”. Pero, cosa curiosa, si copiamos un texto en versalitas y lo pegamos en esa línea, aparecerá en mayúsculas, y solo buscará los textos en mayúscula. ¿Por qué? Misterios insondables de Microsoft…

¿HASTA DÓNDE LLEGAN LAS CARACTERÍSTICAS DEL TEXTO?

El texto conserva sus características tipográficas hasta donde abarca el código que las activó. Si ordenamos un cambio general dejando las dos líneas del buscador en blanco y especificando solo características arriba y abajo, entonces las partes del texto afectadas por la primera cambiarán para tener la segunda. Es común, por ejemplo, buscar textos subrayados y cambiarlos por cursivas. Pero si resaltamos la opción “Sólo palabras completas” los espacios entre cada palabra conservarán el subrayado, pues no son palabras, igual que si marcáramos la opción “Omitir espacios en blanco”.

Una peculiaridad del texto en Word es que las características del texto se  alargan desde el final de una línea hasta justo antes del inicio de la línea siguiente. Lo podemos comprobar si ordenamos al programa buscar todos los puntos y coma que van a final de línea (he aquí cómo ahora se demuestra útil esa eliminación de espacios al principio y al final de que hablamos el día pasado) y sustituirlos por puntos de color rojo. Cuando en las líneas siguientes aparezca un signo previo al texto (por ejemplo cuando comienza una serie de viñetas, bien sean guiones o bolos, o cuando afecte a una serie numerada), entonces esos signos también aparecerán en rojo. ¿Qué problema supone esto? Que, si el estilo del final de línea no coincide con el del principio de la línea siguiente, no podremos incluir la característica que los diferencie en la búsqueda referida a la segunda línea.

Me explicaré con un ejemplo: Pongamos que necesitamos buscar todas las líneas que comienzan por negrita cursiva porque vamos a asignarles un estilo de subtítulo para crear una tabla de contenidos. Si en la línea anterior el texto va de redonda fina al especificar en el buscador {^p^$NegritaCursiva} (o sea, que busque tras un corte de línea cualquier letra que aparezca en negrita cursiva) no se detendrá en los lugares que pretendemos, sencillamente porque ^p no está afectado por la negrita cursiva, sino por el estilo de la línea previa.


Las posibilidades del cuadro “Buscar y reemplazar” no se agotan aquí. Solo nos hemos asomado un poco a algunas peculiaridades de su uso que nos pueden resultar de utilidad cuando decidamos usarlo. Como herramienta de búsqueda es muy potente, y las posibilidades de gestionar modificaciones son notables. Otro día insistiremos en ello, sobre todo en una serie de subcomandos que se activan cuando clicamos la casilla “Usar caracteres comodín”, y que nos abre la posibilidad de crear pequeñísimos “programas”  a través de códigos al modo de macros. Pero eso será otro día.

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