BUSCAR/REEMPLAZAR EN WORD (I: EL USO CORRECTO DE LAS OPCIONES)

La opción de utilizar el cuadro de comandos “Buscar/Reemplazar” en el procesador de textos Word de Microsoft es, más que útil, a veces imprescindible. Lo que en una lectura somera nos muestra algunos errores nos ofrece la pista (siempre desagradable) de que los textos que manejamos no están todo lo bien que debieran, y que por ello no son de nuestro agrado. Si los escribimos nosotros mismos, es el momento de revisarlos para “afinarlos”; si los hemos importado, será imprescindible “pulirlos” antes de poder utilizarlos (por ejemplo para usarlos en los nuestros, como citas); si nos han encargado revisarlos y corregirlos, necesitaremos “sistematizar” las modificaciones para evitar discrepancias.

Esta tarea puede suponer sumergirse en los textos para “cazar” esos errores, y a partir de cada hallazgo realizar una búsqueda y comprobar si lo mismo se ha repetido más veces, pero también incluye necesariamente algunas labores básicas, previas a la lectura, que conviene realizar siempre antes de dar un trabajo por terminado. Se puede decir que es equivalente a la limpieza de los zapatos: para limpiar un par de zapatos, antes deben estar limpios. No se puede dar betún con restos de polvo o barro, con manchas o cercos. De la misma manera, no se puede corregir un texto sin haberlo revisado antes.

Hoy vamos a comentar estas tareas básicas, además de las reglas fundamentales que debemos seguir para usar con corrección estas herramientas. Emplearemos otro post para avisar de algunas particularidades a tener en cuenta y asomarnos al menos a las posibilidades que se nos ofrecen.

LAS TAREAS PREVIAS

Aunque los programas de autoedición tienen herramientas mucho más potentes que las del cuadro de comandos de Word, este se maneja bastante bien. Las dos cosas que son más importantes a la hora de buscar y reemplazar son los espacios sobrantes antes del inicio y después del final de cada párrafo. ¿Por qué?

En el caso de los espacios antes, su existencia es errónea, y si quiso definirse una sangría de primera línea se pudo definir así a la hora de diseñar el párrafo que queramos usar o, más simplemente, podemos usar una tabulación. (Esto segundo no es correcto en textos profesionales, pero a la hora de “transformarlos” esa modificación sería sencilla, y la apariencia equivalente). El problema es que a veces un solo espacio, por ejemplo si la línea comienza con S, es difícil de apreciar; por ello es interesante dejar al programa que haga estas búsquedas. La mecánica es sencilla: si no queremos que haya nunca un espacio a principio de línea debemos buscar {marca de párrafo+espacio} (^p ) o (^p^w) y sustituir por {marca de párrafo} (^p). Como a veces el error es recalcitrante repitamos la búsqueda hasta que el resultado sea cero.

En los espacios después, la importancia reside en lo que necesitemos que aparezca al final de los párrafos. Si por ejemplo deseamos modificar el criterio de que una serie de párrafos en lugar de terminar en punto terminen en punto y coma necesitamos que los párrafos terminen efectivamente en punto, porque si terminan en punto más dos espacios cuando busquemos los terminados en punto el programa los ignorará. Los espacios detrás siempre estorban, así que debemos buscar {espacio+marca de párrafo} ( ^p) o (^w^p), igual que dijimos antes, y sustituir por {marca de párrafo} (^p), todas las veces que haga falta.

Del mismo modo que esos espacios sobran, también sobran todos aquellos pegados unos a otros. De estas malas costumbres ya hablamos en otro momento, y para ver que no estamos solos en nuestra desgracia podemos comprobar que este error es sistemáticamente repetido por casi todos los autores. Al buscar {espacio+espacio} (  ) o (^w^w) y sustituir por {espacio} ( ) (^w) podemos encontrar ¡cientos de ellos! No nos asustemos, es algo que no podemos dejar.

Los últimos espacios que debemos eliminar son los retornos de carro repetidos. Como ya expusimos en otro post, hay otras soluciones para crear blanco entre párrafos, los retornos de carro repetidos son erróneos. Para eliminarlos, buscaremos {retorno de carro+retorno de carro} (^p^p) y sustituiremos por (^p). No nos vamos a detener en esta ocasión en el uso de comodines, que van un paso más allá en las posibilidades de realizar modificaciones en los textos, y que habilitan otros atajos de teclado para, por ejemplo, hacer esto mismo, de forma diferente. Otro día nos entretendremos en ello.

Con esto habremos “limpiado” el archivo de errores a veces difíciles de detectar y siempre engorrosos de eliminar.

CÓMO HACER LAS BÚSQUEDAS Y LAS MODIFICACIONES

Aunque esto pudiera parecer una boutade, en realidad Word tiene sus peculiaridades a la hora de ejecutar las órdenes de buscar y cambiar.

ADELANTE, ATRÁS, TODO

La primera es dónde buscar. Efectivamente, se nos ofrecen las opciones de buscar hacia delante, hacia atrás, y en todo el documento. Si vamos a modificar algo lo modificaremos en todo el archivo de la misma manera, pero la opción “todo” se deshabilita por defecto si hacemos una selección del texto antes de abrir el cuadro de comandos, algo que debemos tener previsto. Si fue una palabra la que nos llamó la atención y la seleccionamos para modificarla, solo la modificará a ella, no al resto. Nos avisará, eso sí, de si queremos ampliar la búsqueda y la modificación. En este momento debemos tener cuidado, porque la palabra se buscará en todo el texto, pero no en las notas. A no ser que especifiquemos que la modificación debe hacerse en “todo” el archivo, no se hará en todo el archivo.

REEMPLAZAR Y REEMPLAZAR TODOS

Las búsquedas para modificar deben hacerse si ello es posible siempre de una en una, o sea, empleando el botón “Reemplazar”. Así estaremos seguros de que la modificación afecta a lo que nosotros deseamos, y no se realizarán cambios sorprendentes e indeseados. Si estamos muy seguros de lo que queremos cambiar y queremos hacerlo en todos hagámoslo al principio del documento y a la vista del primero de los elementos que deseamos modificar, para comprobar que se hace a nuestro gusto. Pongamos un ejemplo:

En un escrito usamos mayúsculas en los nombres de los meses porque es nuestra costumbre, pero nos estamos arrepintiendo y decidimos cambiar a minúscula. Así que vamos al inicio del documento, buscamos “Enero” y lo cambiamos por “enero”, clicando en la opción “Coincidir mayúsculas y minúsculas” y seleccionando la opción “Reemplazar todos”.

Sin embargo, ya no recordamos si alguna frase comienza por el nombre del mes, como “Enero comenzó frío ese año”, así que pensamos que quizá sea mejor buscar (.^wenero) y cambiar a (. ^wEnero). ¿Pero y si estaba a principio de párrafo? Buscamos (^penero) y cambiamos a (^pEnero). Y como no nos quedamos tranquilos buscamos (Enero) para comprobar que aparece en mayúscula donde debe. Y luego (enero) para ver que también aparece en minúscula donde debe.

Desde luego esta forma de actuar no es demasiado práctica; muchas modificaciones inseguras harán que caigamos en una sensación de haber entrado en un jardín del que ya no sabemos cómo salir.

Para evitarlo la opción más cómoda es usar el color para las modificaciones. Una vez que hayamos comprobado que un determinado color no ha sido usado en nuestro archivo podemos asignarlo a la línea “Reemplazar con” abriendo el cuadro “Formato” clicando abajo a la izquierda, seleccionando “Fuente” y dentro de su otro cuadro “Color de fuente”. Habilitar un color hará que, al menos, quede visible todo aquello que hemos modificado, de tal manera que una revisión nos permita verificarlo. Al terminar podemos seleccionar todo el texto para uniformar el color, y si hemos usado varios podemos buscar el color en la línea “Buscar” dejándola vacía y cambiar por otro (el negro es “automático”), dejando asimismo vacía la línea “Reemplazar con”.

BÚSQUEDA POSITIVA, BÚSQUEDA NEGATIVA, BÚSQUEDA ANULADA

Especifiquemos lo que especifiquemos en cualquiera de las dos líneas siempre podemos repetir la instrucción para poner la búsqueda en negativo y una vez más para anularla. Pongamos un ejemplo: queremos buscar “ex” porque después de que la Ortografía nos instara a convertir este prefijo en parte de la palabra a la que afecta (como en exmarido, por ejemplo) los únicos que quedan como palabra completa son las preposiciones latinas que se traducen por “a partir de”, y queremos significarlas en el texto como “extranjerismos”, tal y como la Real Academia prescribe.

Podremos entonces “Buscar (ex)” y “Reemplazar con (ex)+cursiva {ctrl+k}”, pero con la precaución de clicar abajo la opción “Solo palabras completas”.

Si por ejemplo debemos cambiar “art.” por “artículo” pero sabemos que algunas citas que incluye el texto, y que se transcribieron en cursiva, también incluyen la abreviatura, y en ese caso queremos respetar la dicción literal, entonces actuaríamos al contrario:

En la línea Buscar escribimos: “(art.) y pulsamos {ctrl+k} dos veces. De esta manera buscará todos los “art.” que NO están en cursiva; así podemos asegurarnos de no alterar las citas.

Cualquier instrucción funcionará igual: una vez la activa, otra vez la convierte en negativa, y una tercera vez la desactiva. Pero ello no funciona con los colores: una vez que se ha seleccionado un color ya no hay manera de elegir “sin color” en el cuadro diálogo de “Color de fuente”. Tenemos que acudir al botón inferior “Sin formato” para eliminar la opción. Si hay bastantes opciones elegidas y queremos limpiar cualquiera de las dos líneas es también la opción más rápida.

Anuncios

2 Comentarios

  1. Muchísimas gracias por la información, Adalberto.
    Yo uso la herramienta de buscar y reemplazar, pero no conocía todas sus posibilidades. Si no te importa voy a hacerte una pregunta en relación al contenido: ¿Cuándo pones en el texto estas marcas (^p) son literalmente las que se pueden teclear para hacer las búsquedas?
    Un afectuoso saludo,
    Aida

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s